Com quadrar la caixa d’una festa o esdeveniment
El mètode per obrir, comptar i tancar la caixa sense ensurts, encara que sigueu molts cobrant.
Plantilles gratuïtes
Quadrar la caixa és comprovar que l’efectiu que hi ha al final és exactament el que hi hauria d’haver: el fons de canvi amb què s’ha obert, més el que s’ha venut en efectiu, menys el que s’hagi tret per pagar alguna cosa.
Efectiu esperat = fons de canvi + vendes en efectiu − pagaments o retirades en efectiu
Diferència = efectiu comptat − efectiu esperat
Si la diferència és zero, la caixa quadra. Per arribar a aquest zero sense ensurts cal preparar-ho des d’abans d’obrir.
1. Abans d’obrir: fons de canvi comptat i signat
- Decideix el fons de canvi segons els preus. Si gairebé tot costa 1,50 € o 2 €, necessitaràs moltes monedes de 50 cèntims i d’1 €. Si els preus són rodons (2 €, 3 €, 5 €), necessites menys canvi.
- Compteu-lo entre dues persones i anoteu quant n’hi ha de cada bitllet i moneda. Signeu-lo totes dues.
- Una caixa, un responsable per torn. Si diverses persones agafen diners de la mateixa caixa sense control, una diferència serà impossible d’explicar.
Consell: arrodonir els preus a múltiples de 50 cèntims redueix molt els errors de canvi en una barra amb pressa.
2. Durant l’esdeveniment: que cada moviment deixi rastre
- Apunta cada venda, encara que sigui un tiquet o una marca en un full. Sense registre de vendes només sabràs quant hi ha, mai quant hi hauria d’haver.
- Separa les formes de pagament. El Bizum i la targeta no entren a la caixa: si els barreges amb l’efectiu en el recompte, la caixa no quadrarà mai.
- Si treus diners de la caixa per pagar alguna cosa (gel, un proveïdor), deixa-hi el tiquet o una nota amb l’import, el concepte i qui els ha agafat.
- Retira efectiu quan se n’acumuli molt i anota-ho com a retirada, no com a despesa.
3. En tancar: l’arqueig per bitllets i monedes
- Separa l’efectiu de la resta (tiquets, notes, vals).
- Compta per denominacions i apunta-ho al full d’arqueig:
| Bitllet o moneda | Quantitat | Total |
|---|---|---|
| 50 € | 3 | 150,00 € |
| 20 € | 11 | 220,00 € |
| 10 € | 14 | 140,00 € |
| 5 € | 9 | 45,00 € |
| 2 € | 31 | 62,00 € |
| 1 € | 24 | 24,00 € |
| 0,50 € | 17 | 8,50 € |
| Total comptat | 649,50 € |
- Calcula l’efectiu esperat. A l’exemple: fons de 100 €, vendes en efectiu de 572 € i 22,50 € pagats en gel amb diners de la caixa: 100 + 572 − 22,50 = 649,50 €. La caixa quadra.
- Signeu l’arqueig dues persones i guardeu el full amb la resta de justificants de l’esdeveniment.
4. Si la caixa no quadra
No passa res, però cal entendre per què. Revisa, en aquest ordre:
- S’ha restat el fons de canvi? És l’error més habitual en calcular la recaptació.
- Hi ha vendes amb Bizum o targeta comptades com a efectiu, o al revés?
- Falta algun tiquet o nota d’un pagament fet amb diners de la caixa?
- Hi ha vendes sense apuntar? Per exemple, invitacions o consumicions de l’equip que no s’han registrat.
- S’ha tornat a comptar? Un bitllet enganxat a un altre és més habitual del que sembla.
Si després de revisar-ho continua havent-hi diferència, anota-la tal qual amb una explicació. No la compenseu mai amb diners de ningú: amaga el problema i dificulta millorar en el proper esdeveniment.
Llista de comprovació
- Fons de canvi decidit segons els preus
- Fons comptat per denominacions i signat per dues persones
- Un responsable de caixa per torn
- Cada venda registrada, amb la forma de pagament
- Pagaments i retirades d’efectiu amb tiquet o nota
- Arqueig per bitllets i monedes en tancar
- Diferència calculada, explicada i signada
On encaixa CuadraTuEvento
La part més difícil de quadrar una caixa és saber quant hi hauria d’haver. Amb CuadraTuEvento:
- cada venda queda registrada amb la forma de pagament (efectiu, Bizum o targeta) des del mòbil de qui cobra, també sense cobertura;
- els pagaments amb diners de la caixa s’apunten com a despeses amb la foto del tiquet;
- en tancar, comptes bitllets i monedes a la mateixa app i et diu al moment si la caixa quadra o quanta diferència hi ha.
Si preferiu fer-ho en paper, el full d’arqueig imprimible d’aquesta guia segueix exactament els mateixos passos.
Preguntes freqüents
Què és el fons de canvi?
Són els diners en bitllets petits i monedes que es posen a la caixa en obrir per poder tornar el canvi. No és un ingrés de l’esdeveniment, així que cal comptar-lo en obrir i restar-lo en tancar.
Quina diferència és normal en una caixa?
L’ideal és zero. En esdeveniments amb molt d’efectiu i molta gent cobrant poden aparèixer petites diferències per errors en tornar el canvi. L’important és anotar-les sempre, amb una explicació, i no tapar-les amb diners de ningú.
Cada quant cal fer arqueig?
Com a mínim en tancar. En esdeveniments llargs o amb diverses caixes, convé fer un arqueig a cada canvi de torn i retirar efectiu quan se n’acumula molt.
Informació general i pràctica. No substitueix l’assessorament d’una gestoria ni el que diguin els vostres estatuts.