Com portar els comptes d’una AFA, pas a pas
Per a qui acaba d’assumir la tresoreria i vol fer-ho bé des del primer dia, sense ser comptable.
Plantilles gratuïtes
Portar els comptes d’una AFA/AMPA no és comptabilitat avançada: és apuntar cada euro que entra i surt, guardar-ne el justificant i poder-ho explicar. El difícil és fer-ho de manera constant durant tot el curs, amb voluntaris que canvien i festes en què els diners passen per moltes mans.
Aquesta guia resumeix un sistema senzill que funciona per a la majoria d’AFA petites i mitjanes.
1. Separa els diners des del primer dia
- Un compte bancari a nom de l’AFA, amb el seu NIF. Mai el compte personal de ningú.
- Almenys dues persones autoritzades (normalment presidència i tresoreria). Moltes entitats demanen signatura conjunta per als pagaments grans.
- Una caixa per a l’efectiu, amb el seu propi registre. L’efectiu que es recapta en una festa s’ingressa al banc com més aviat millor, i s’apunta.
Si hereteu la tresoreria, comenceu demanant l’extracte del banc, l’efectiu que hi hagi a la caixa i l’últim tancament aprovat per l’assemblea. Aquest és el vostre punt de partida.
2. Ordena ingressos i despeses en poques categories
Les categories són el que després et permet explicar l’any en una sola pàgina. Amb aquestes sol n’hi haver prou:
| Ingressos | Despeses |
|---|---|
| Quotes de les famílies | Activitats i extraescolars |
| Festes i esdeveniments (barra, rifes, mercats) | Compres per a esdeveniments (beguda, menjar, material) |
| Subvencions i ajuts | Material per a l’escola |
| Donacions | Assegurances, comissions bancàries i gestoria |
| Altres | Altres |
L’important no és que siguin perfectes, sinó fer servir sempre les mateixes per poder comparar un curs amb un altre.
3. Tracta cada festa com un projecte amb el seu propi resultat
La castanyada, el carnaval o la festa de final de curs són on es mouen més diners i on apareixen més errors. Per a cada esdeveniment:
- Abans: un pressupost senzill (què comprareu i què espereu vendre) i un fons de canvi comptat.
- Durant: cada venda i cada despesa, apuntades al moment. Els tiquets de compra, guardats (una foto serveix).
- Després: arqueig de la caixa, despeses pendents de pagar o de retornar a qui va avançar diners, i el resultat final de l’esdeveniment.
El resultat de cada festa passa després als comptes del curs com una sola línia («Castanyada: +412,50 €»), amb el detall disponible si algú el demana.
La plantilla gratuïta d’aquesta guia té una pestanya per a cadascun d’aquests passos.
4. Un justificant per a cada moviment
Cada ingrés i cada despesa necessita alguna cosa que el justifiqui: factura, tiquet, rebut signat o el mateix extracte bancari. Tres hàbits que estalvien molts maldecaps:
- Foto del tiquet en el moment de la compra, amb el nom de qui ha pagat si ho ha avançat de la seva butxaca.
- Cap pagament sense justificant: si un proveïdor no fa factura, almenys un rebut signat amb data, concepte i import.
- Una carpeta per curs (física o digital) amb els justificants ordenats per data.
5. Concilia un cop al mes
Un cop al mes, compara el que tens apuntat amb l’extracte del banc i amb l’efectiu de la caixa. Si quadra, perfecte. Si no, és molt més fàcil trobar la diferència d’un mes que la d’un curs sencer.
6. Prepara els comptes per a l’assemblea
L’assemblea general aprova cada any els comptes del curs anterior i el pressupost del següent. Perquè s’entenguin a la primera:
- Una pàgina de resum: saldo inicial, ingressos i despeses per categoria, saldo final.
- El resultat de cada festa, en una taula a part.
- El que queda pendent (pagaments per fer, cobraments per rebre).
- Els justificants disponibles per a qui els vulgui revisar.
La transparència evita la majoria de conflictes: si les famílies poden veure en què s’han invertit els diners de la festa, la propera vegada col·laboren més.
Llista de comprovació del curs
- Compte bancari a nom de l’AFA i persones autoritzades al dia
- Categories d’ingressos i despeses definides
- Pressupost i fons de canvi abans de cada festa
- Vendes i despeses apuntades durant la festa, amb justificants
- Arqueig i resultat de cada festa tancats la mateixa setmana
- Conciliació mensual amb el banc i la caixa
- Resum anual i pressupost a punt per a l’assemblea
On encaixa CuadraTuEvento
El pas que més es complica és el de les festes: molta gent cobrant alhora, efectiu, Bizum i targeta, tiquets que es perden. CuadraTuEvento està pensat just per a això:
- cada voluntari cobra des del mòbil i la venda queda apuntada sola, amb el producte i la forma de pagament;
- les despeses s’apunten amb la foto del tiquet, qui les ha pagat i si estan pendents;
- al final comptes la caixa i veus al cèntim si quadra;
- el resultat de cada festa queda desat per curs i es pot exportar a Excel per a la junta i l’assemblea.
La resta de la tresoreria (quotes, banc, subvencions) pot continuar en el vostre full de càlcul o en el programa que ja feu servir.
Preguntes freqüents
Una AFA ha de portar comptabilitat?
Sí. Com qualsevol associació, ha de portar uns comptes que reflecteixin els ingressos, les despeses i el patrimoni, i l’assemblea general els aprova cada any. El nivell de detall depèn de la mida i del que diguin els estatuts; per a una AFA petita sol n’hi ha prou amb un llibre d’ingressos i despeses ordenat i amb justificants.
La tresoreria pot fer servir el seu compte personal per a l’AFA?
No és recomanable. Barrejar diners personals i de l’associació complica justificar cada moviment i genera desconfiança. El més habitual és un compte a nom de l’AFA, amb el seu NIF, i almenys dues persones autoritzades.
Quant de temps cal guardar els justificants?
Com a referència general, es recomana conservar-los almenys sis anys. Si teniu dubtes per la vostra situació fiscal, consulteu-ho amb una gestoria.
Informació general i pràctica. No substitueix l’assessorament d’una gestoria ni el que diguin els vostres estatuts.