Plantilla Excel gratuïta per als comptes d’un esdeveniment
Pressupost, vendes per producte, despeses amb justificant, arqueig de caixa i resum per a la junta, en un sol arxiu.
Plantilles gratuïtes
Si portes els comptes d’una festa, un sopar solidari o un torneig, un bon full de càlcul és molt millor que una llibreta. Hem preparat una plantilla gratuïta amb tot el que sol caldre i res més. Descarrega-la a dalt i segueix aquests passos.
Què inclou la plantilla
| Pestanya | Per a què serveix |
|---|---|
| Instruccions | Com fer-la servir en cinc minuts |
| Productes | El que veneu i a quin preu |
| Vendes | Unitats venudes de cada producte i forma de pagament |
| Despeses | Cada compra amb data, proveïdor, qui ha pagat i si hi ha justificant |
| Arqueig | Recompte de bitllets i monedes en tancar la caixa |
| Resum | Ingressos, despeses, resultat i diferència de caixa, a punt per a la junta |
Les cel·les que has d’omplir estan marcades en color; la resta es calcula sola.
Com fer-la servir, pas a pas
Abans de l’esdeveniment
- Productes: escriu el que vendreu i el preu. Si dubteu entre preus, arrodonir a múltiples de 50 cèntims facilita molt tornar el canvi.
- Despeses previstes: apunta el que ja sabeu que comprareu. Et donarà una idea de quant cal vendre per cobrir costos.
- Arqueig: anota el fons de canvi amb què obrirà la caixa.
Durant l’esdeveniment
- Despeses: cada compra, amb el seu tiquet. Si algú avança diners de la seva butxaca, marca-ho per tornar-los-hi.
- Vendes: el més habitual és apuntar al final les unitats venudes de cada producte, a partir dels tiquets, l’estoc o les marques en un full. Separa el que s’ha cobrat en efectiu del que s’ha cobrat amb Bizum o targeta.
En tancar
- Arqueig: compta bitllets i monedes. El full calcula l’efectiu esperat i la diferència.
- Resum: revisa el resultat de l’esdeveniment i comparteix-lo amb la junta.
Els tres errors més habituals (i com evitar-los)
- Comptar el fons de canvi com a ingrés. La plantilla el resta automàticament a l’arqueig, però l’has d’anotar en obrir.
- Barrejar formes de pagament. El Bizum i la targeta no són a la caixa; si els sumes a l’efectiu, l’arqueig no quadrarà mai.
- Passar les dades dies després. Com més tard s’apunta, més tiquets es perden. Intenta tancar el full la mateixa setmana de l’esdeveniment.
Quan es queda curt un full de càlcul
Un full de càlcul funciona bé quan una sola persona porta els comptes i l’esdeveniment és petit. Comença a donar problemes quan:
- hi ha diverses persones cobrant alhora i ningú sap quant s’ha venut fins al final;
- les vendes s’apunten de memòria o es reconstrueixen a partir de l’estoc que queda;
- hi ha diverses versions de l’arxiu circulant per WhatsApp;
- la junta pregunta com va la festa i la resposta és «demà ho miro».
On encaixa CuadraTuEvento
CuadraTuEvento fa el mateix que aquesta plantilla, però sense passar dades a mà:
- cada venda es registra en cobrar, des del mòbil de cada voluntari, amb el producte i la forma de pagament;
- les despeses s’apunten amb la foto del tiquet al moment;
- l’arqueig i el resultat de l’esdeveniment es calculen sols, i tot l’equip veu els mateixos números en directe;
- pots exportar a Excel quan vulguis, així que aquesta plantilla i l’app conviuen sense problemes.
El primer esdeveniment és gratuït, així que pots provar les dues opcions i quedar-te amb la que us funcioni millor.
Preguntes freqüents
Funciona a Google Sheets o LibreOffice?
Sí. És un arxiu .xlsx normal, sense macros. A Google Drive, obre’l amb Fulls de càlcul de Google; les fórmules es mantenen.
La puc fer servir per a diversos esdeveniments?
Fes una còpia de l’arxiu per esdeveniment. Així cada festa té el seu resultat i els seus justificants, i després passes una sola línia per esdeveniment als comptes del curs o de la temporada.
Puc afegir-hi més productes o més files?
Sí. Insereix files dins de cada taula (no sota el total) perquè les fórmules les incloguin.
Informació general i pràctica. No substitueix l’assessorament d’una gestoria ni el que diguin els vostres estatuts.