Cómo llevar las cuentas de un AMPA o AFA, paso a paso
Para quien acaba de asumir la tesorería y quiere hacerlo bien desde el primer día, sin ser contable.
Plantillas gratuitas
Llevar las cuentas de un AMPA/AFA no es contabilidad avanzada: es apuntar cada euro que entra y sale, guardar el justificante y poder explicarlo. Lo difícil es hacerlo de forma constante durante todo el curso, con voluntarios que cambian y eventos en los que el dinero pasa por muchas manos.
Esta guía resume un sistema sencillo que funciona para la mayoría de AMPA y AFA pequeñas y medianas.
1. Separa el dinero desde el primer día
- Una cuenta bancaria a nombre del AMPA, con su NIF. Nunca la cuenta personal de nadie.
- Al menos dos personas autorizadas (normalmente presidencia y tesorería). Muchas entidades exigen firma conjunta para pagos grandes.
- Una caja para el efectivo, con su propio registro. El efectivo que se recauda en una fiesta se ingresa en el banco lo antes posible, y se apunta.
Si heredas la tesorería, empieza por pedir el extracto del banco, el efectivo que haya en caja y el último cierre aprobado por la asamblea. Ese es tu punto de partida.
2. Ordena los ingresos y gastos en pocas categorías
Las categorías son lo que luego te permite explicar el año en una sola página. Con estas suele bastar:
| Ingresos | Gastos |
|---|---|
| Cuotas de las familias | Actividades y extraescolares |
| Fiestas y eventos (barra, rifas, mercadillos) | Compras para eventos (bebida, comida, material) |
| Subvenciones y ayudas | Material para la escuela |
| Donaciones | Seguros, comisiones bancarias y gestoría |
| Otros | Otros |
Lo importante no es que sean perfectas, sino usar siempre las mismas para poder comparar un curso con otro.
3. Trata cada evento como un proyecto con su propio resultado
La castañada, el carnaval o la fiesta de fin de curso son donde más dinero se mueve y donde más errores aparecen. Para cada evento:
- Antes: un presupuesto sencillo (qué vas a comprar y qué esperas vender) y un fondo de cambio contado.
- Durante: cada venta y cada gasto, apuntados en el momento. Los tickets de compra, guardados (una foto sirve).
- Después: arqueo de la caja, gastos pendientes de pagar o de devolver a quien adelantó dinero, y el resultado final del evento.
El resultado de cada evento pasa luego a las cuentas del curso como una sola línea («Castañada: +412,50 €»), con el detalle disponible si alguien lo pide.
La plantilla gratuita de esta guía tiene una pestaña para cada uno de esos pasos.
4. Un justificante para cada movimiento
Cada ingreso y cada gasto necesita algo que lo respalde: factura, ticket, recibo firmado o el propio extracto bancario. Tres hábitos que ahorran muchos disgustos:
- Foto del ticket en el momento de la compra, con el nombre de quien pagó si lo adelantó de su bolsillo.
- Nada de pagos sin justificante: si un proveedor no da factura, al menos un recibo firmado con fecha, concepto e importe.
- Una carpeta por curso (física o digital) con los justificantes ordenados por fecha.
5. Concilia una vez al mes
Una vez al mes, compara lo que tienes apuntado con el extracto del banco y con el efectivo de la caja. Si cuadra, perfecto. Si no, es mucho más fácil encontrar la diferencia de un mes que la de un curso entero.
6. Prepara las cuentas para la asamblea
La asamblea general aprueba cada año las cuentas del curso anterior y el presupuesto del siguiente. Para que se entiendan a la primera:
- Una página de resumen: saldo inicial, ingresos y gastos por categoría, saldo final.
- El resultado de cada evento, en una tabla aparte.
- Lo que queda pendiente (pagos por hacer, cobros por recibir).
- Los justificantes disponibles para quien quiera revisarlos.
La transparencia evita la mayoría de conflictos: si las familias pueden ver en qué se ha invertido el dinero de la fiesta, la siguiente vez colaboran más.
Lista de comprobación del curso
- Cuenta bancaria a nombre del AMPA y personas autorizadas al día
- Categorías de ingresos y gastos definidas
- Presupuesto y fondo de cambio antes de cada evento
- Ventas y gastos apuntados durante el evento, con justificantes
- Arqueo y resultado de cada evento cerrados en la misma semana
- Conciliación mensual con el banco y la caja
- Resumen anual y presupuesto listos para la asamblea
Dónde encaja CuadraTuEvento
El paso que más se complica es el de los eventos: mucha gente cobrando a la vez, efectivo, Bizum y tarjeta, tickets que se pierden. CuadraTuEvento está pensado justo para eso:
- cada voluntario cobra desde su móvil y la venta queda apuntada sola, con el producto y la forma de pago;
- los gastos se apuntan con la foto del ticket, quién los ha pagado y si están pendientes;
- al final cuentas la caja y ves al céntimo si cuadra;
- el resultado de cada evento queda guardado por curso y se puede exportar a Excel para la junta y la asamblea.
El resto de la tesorería (cuotas, banco, subvenciones) puede seguir en vuestra hoja de cálculo o en el programa que ya uséis.
Preguntas frecuentes
¿Un AMPA tiene que llevar contabilidad?
Sí. Como cualquier asociación, debe llevar unas cuentas que reflejen sus ingresos, sus gastos y su patrimonio, y la asamblea general las aprueba cada año. El nivel de detalle depende de su tamaño y de lo que digan sus estatutos; para un AMPA pequeña suele bastar un libro de ingresos y gastos ordenado y con justificantes.
¿Puede la tesorería usar su cuenta personal para el AMPA?
No es recomendable. Mezclar dinero personal y de la asociación complica justificar cada movimiento y genera desconfianza. Lo habitual es una cuenta a nombre del AMPA, con su NIF, y al menos dos personas autorizadas.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los justificantes?
Como referencia general, se recomienda conservarlos al menos seis años. Si tenéis dudas por vuestra situación fiscal, consultad con una gestoría.
Información general y práctica. No sustituye el asesoramiento de una gestoría ni lo que digan vuestros estatutos.