Plantilla Excel gratis para las cuentas de un evento

Si llevas las cuentas de una fiesta, una cena benéfica o un torneo, una buena hoja de cálculo es mucho mejor que una libreta. Hemos preparado una plantilla gratuita con todo lo que suele hacer falta y nada más. Descárgala arriba y sigue estos pasos.

Qué incluye la plantilla

Pestaña	Para qué sirve
Instrucciones	Cómo usarla en cinco minutos
Productos	Lo que vendéis y a qué precio
Ventas	Unidades vendidas de cada producto y forma de pago
Gastos	Cada compra con fecha, proveedor, quién pagó y si hay justificante
Arqueo	Recuento de billetes y monedas al cerrar la caja
Resumen	Ingresos, gastos, resultado y diferencia de caja, listo para la junta

Las celdas que tienes que rellenar están marcadas en color; el resto se calcula solo.

Cómo usarla, paso a paso

Antes del evento

Productos: escribe lo que vais a vender y el precio. Si dudáis entre precios, redondear a múltiplos de 50 céntimos facilita mucho dar el cambio.
Gastos previstos: apunta lo que ya sabéis que vais a comprar. Te dará una idea de cuánto necesitáis vender para cubrir costes.
Arqueo: anota el fondo de cambio con el que abrirá la caja.

Durante el evento

Gastos: cada compra, con su ticket. Si alguien adelanta dinero de su bolsillo, márcalo para devolvérselo.
Ventas: lo más habitual es apuntar al final las unidades vendidas de cada producto, a partir de las fichas, el stock o las marcas en una hoja. Separa lo cobrado en efectivo de lo cobrado con Bizum o tarjeta.

Al cerrar

Arqueo: cuenta billetes y monedas. La hoja calcula el efectivo esperado y la diferencia.
Resumen: revisa el resultado del evento y compártelo con la junta.

Los tres errores más comunes (y cómo evitarlos)

Contar el fondo de cambio como ingreso. La plantilla lo resta automáticamente en el arqueo, pero debes anotarlo al abrir.
Mezclar formas de pago. El Bizum y la tarjeta no están en la caja; si los sumas al efectivo, el arqueo nunca cuadrará.
Pasar los datos días después. Cuanto más tarde se apunta, más tickets se pierden. Intenta cerrar la hoja la misma semana del evento.

Cuándo se queda corta una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo funciona bien cuando una sola persona lleva las cuentas y el evento es pequeño. Empieza a dar problemas cuando:

hay varias personas cobrando a la vez y nadie sabe cuánto se ha vendido hasta el final;
las ventas se apuntan de memoria o se reconstruyen a partir del stock que queda;
hay varias versiones del archivo circulando por WhatsApp;
la junta pregunta cómo va la fiesta y la respuesta es «mañana lo miro».

Dónde encaja CuadraTuEvento

CuadraTuEvento hace lo mismo que esta plantilla, pero sin pasar datos a mano:

cada venta se registra al cobrar, desde el móvil de cada voluntario, con su producto y su forma de pago;
los gastos se apuntan con la foto del ticket en el momento;
el arqueo y el resultado del evento se calculan solos, y todo el equipo ve los mismos números en directo;
puedes exportar a Excel cuando quieras, así que esta plantilla y la app conviven sin problema.

El primer evento es gratis, así que puedes probar las dos opciones y quedarte con la que mejor os funcione.

Preguntas frecuentes

¿Funciona en Google Sheets o LibreOffice?

Sí. Es un archivo .xlsx normal, sin macros. En Google Drive, ábrelo con Hojas de cálculo de Google; las fórmulas se mantienen.

¿Puedo usarla para varios eventos?

Haz una copia del archivo por evento. Así cada fiesta tiene su resultado y sus justificantes, y luego pasas una sola línea por evento a las cuentas del curso o de la temporada.

¿Puedo añadir más productos o más filas?

Sí. Inserta filas dentro de cada tabla (no debajo del total) para que las fórmulas las incluyan.

Información general y práctica. No sustituye el asesoramiento de una gestoría ni lo que digan vuestros estatutos.